Dicas para uma boa ata de reunião

Ata

As atas ajudam com a comunicação no trabalho-asseguram que as pessoas tenham uma compreensão comum do que se tratava da reunião e do que deveriam estar a fazer a seguir. Eles são particularmente úteis para reuniões formais como conselhos de projetos, pois servem como um registro permanente da discussão e das decisões que foram tomadas. Eles podem ser especialmente úteis para as pessoas que não foram capazes de assistir à reunião pessoalmente como eles podem ver o tipo de coisas que surgiram na conversa.

A maioria de nós vai precisar escrever minutos em algum momento de nossa carreira. Aqui estão 10 dicas para minutos de reunião que irá garantir que seus documentos são um bom registro do que realmente aconteceu, sem tomar muito do seu tempo.

1. Escreva as atas das reuniões enquanto ainda se lembra

Não deixe de escrever os seus minutos até que a reunião seja uma memória distante. Se não se lembrar de tudo, peça a outra pessoa para ler os seus minutos e esclarecer quaisquer pontos antes de enviar a sua versão final. Melhor ainda, obter alguém para tomar notas, e, em seguida, comparar a sua versão com a sua versão para produzir a versão final.

2. Iniciar com uma revisão de Ação

Se reviu ou não as ações da última vez no início da reunião, coloque-as no início da ata documento significado. Anote todas as ações da última reunião e um resumo dos progressos contra eles. Se a ação foi concluída, não se dê ao trabalho de escrevê-la novamente. Em vez disso, adicione uma linha no topo da seção de ação que diz “todas as outras ações foram concluídas ou já não são relevantes”.

3. Ações documentais e proprietários

Durante a reunião, você terá escrito as novas ações deste encontro e quem vai fazê-las. Na ata, incluir estas ações no fluxo do texto. Pode também incluir um resumo de acção no final da acta. O formato Tabular funciona bem para isso o carpe diem significado. Lembre-se de incluir os nomes das pessoas que vão trabalhar nessas ações e, se possível, uma data em que eles vão ter a tarefa concluída.

4. Grava quem estava lá

Você terá incluído os nomes dos participantes no convite do calendário e também a agenda, mas quem realmente aparece para a reunião poderia muito bem ser diferente! Faça uma nota no topo de seus minutos para refletir quem participou e quem enviou desculpas no último minuto.

5. Incluir as imagens

Se você usar gráficos flip ou software de mapeamento de mente na reunião, incluir links para os documentos, screenshots ou arquivos incorporados. Você pode tirar fotos do que você escreveu em gráficos flip com uma câmera de telefone – a resolução será bom o suficiente para incluir nos minutos.

Esta é a minha dica favorita para minutos de reunião! Sou conhecido por tirar fotos e inseri-las nos meus documentos e os meus colegas adoram! É muito mais fácil do que tentar usar palavras para descrever o que foi desenhado no quadro.

6. Usar um modelo-padrão

Se a sua empresa não tiver um modelo padrão por minutos, invente um, ou Pergunte ao seu PMO. Usar um modelo padrão poupa-lhe tempo. Seus participantes também se acostumarão a ler as atas nesse formato, especialmente se a reunião for realizada regularmente.

7. Decisões Relativas Aos Documentos

Utilize a sua ata para confirmar as decisões tomadas na reunião. Por exemplo, anote qualquer pedido de alteração de projeto que tenha sido aprovado ou rejeitado, ou decisões orçamentais. Se o grupo decidiu alguma coisa, escreva! Esta é uma boa maneira de” ajudar ” as pessoas se lembrarem quando, em alguns meses, perguntarem por que algo está sendo feito. Pode voltar à discussão na ata.

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